Pengertian

Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dalam lingkup Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) di Indonesia merupakan wujud akuntabilitas manajerial, hukum, dan keuangan atas penggunaan anggaran negara, baik yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) maupun Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Berkas SPJ tidak hanya berfungsi sebagai bukti fisik atas pengeluaran dana negara, melainkan menggambarkan keseluruhan rekam jejak administrasi yang terintegrasi, dimulai dari tahap perencanaan pengadaan, proses pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, hingga penyerahan hasil pekerjaan dan penyelesaian kewajiban perpajakan.

Dokumentasi SPJ menjadi bahan pemeriksaan oleh aparat pengawasan intern pemerintah (APIP), termasuk inspektorat dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) sesuai kewenangannya, serta pemeriksaan eksternal oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Pemeriksaan tersebut menilai kepatuhan terhadap peraturan, efektivitas dan efisiensi belanja, serta kewajaran harga. BPKP merupakan bagian dari pengawasan intern pemerintah. PP 60/2008, Pasal 49.

Setiap nilai transaksi, jenis pengadaan, metode pemilihan, dan mekanisme pembayaran memiliki kebutuhan administrasi yang berbeda. PPK, Pejabat Pengadaan (PP), Pokja Pemilihan, PPSPM, serta Bendahara Pengeluaran melaksanakan penyusunan dan pengujian dokumen sesuai tugas masing-masing. Istilah SPJ pada halaman ini merujuk pada kumpulan berkas pertanggungjawaban satu kegiatan pengadaan.

Gunakan matriks berikut untuk menyiapkan berkas pada setiap tahap. Empat baris pertama berfokus pada Barang/Jasa Lainnya melalui penyedia di luar e-purchasing. Konstruksi dan konsultansi mempunyai batas tersendiri yang dijelaskan sesudah tabel.

Sampai dengan Rp10 juta · Barang / Jasa Lainnya · Bukti pembelian / pembayaran

Tahap perencanaan

• DIPA dan rincian anggaran satker APBN; atau DPA untuk APBD.
• RUP yang diumumkan pada SiRUP.
• Nota dinas / form identifikasi kebutuhan dan rincian barang/jasa.
• HPS dikecualikan apabila pagu paling banyak Rp10 juta.

Tahap pelaksanaan & kontrak

• Bukti pembelian / struk / nota resmi dari penyedia.
• Catatan atau surat pesanan sederhana apabila diperlukan untuk pengiriman dan rincian kebutuhan.

Tahap pembayaran, serah terima, & perpajakan

• Bukti pengeluaran kas / SPBy untuk mekanisme yang menggunakannya.
• Nota / faktur penjualan rinci dan bukti pembayaran.
• Kuitansi apabila diperlukan; meterai mengikuti objek dokumennya.
• BAST sederhana / tanda terima barang atau jasa sesuai kebutuhan.
• Dokumen pajak yang berlaku: faktur, bukti potong/pungut, dan bukti penyetoran.
• Untuk makanan/minuman atau katering: bukti pajak daerah bila terutang sesuai ketentuan daerah.

> Rp10 juta–Rp50 juta · Barang / Jasa Lainnya · Kuitansi

Tahap perencanaan

• DIPA / DPA dan rincian anggaran yang tersedia.
• RUP pada SiRUP.
• KAK / spesifikasi teknis.
• HPS yang ditetapkan PPK, kecuali terdapat pengecualian yang berlaku.
• Rancangan kuitansi dan rincian pesanan.

Tahap pelaksanaan & kontrak

• Nota dinas / permintaan pengadaan kepada pejabat berwenang.
• Penawaran atau informasi harga penyedia.
• Catatan / BA negosiasi harga bila dilakukan dan dipersyaratkan.
• Kuitansi sebagai bukti perjanjian; surat pesanan pendukung bila diperlukan.

Tahap pembayaran, serah terima, & perpajakan

• Tagihan / permohonan pembayaran sesuai mekanisme pembayaran.
• Kuitansi pembayaran dan nota / faktur penjualan rinci.
• Bukti pemeriksaan hasil pekerjaan dan BAST / tanda terima; BAPP tersendiri bila dipersyaratkan.
• Faktur pajak, bukti potong/pungut, serta bukti penyetoran sesuai transaksi.
• Bukti rekening atas nama penyedia bila pembayaran melalui rekening.
• Foto barang / pekerjaan bila diperlukan dalam kontrak atau SOP.

> Rp50 juta–Rp200 juta · Barang / Jasa Lainnya · Surat Perintah Kerja (SPK)

Tahap perencanaan

• DIPA / DPA dan RUP pada SiRUP.
• KAK / spesifikasi teknis lengkap.
• Rincian HPS dan penetapannya oleh PPK; BA penetapan bila digunakan dalam SOP.
• Rancangan SPK beserta syarat kontrak sesuai model dokumen yang berlaku.

Tahap pelaksanaan & kontrak

• Permintaan pengadaan dari PPK kepada Pejabat Pengadaan jika menggunakan Pengadaan Langsung.
• Undangan dan dokumen pemilihan sesuai metode.
• Dokumen penawaran, evaluasi, kualifikasi, serta negosiasi teknis/harga.
• BA hasil proses dan SPPBJ apabila dipersyaratkan dalam tahapan metode tersebut.
• SPK yang ditandatangani PPK dan penyedia; ringkasan kontrak sesuai kebutuhan pembayaran.

Tahap pembayaran, serah terima, & perpajakan

• Tagihan / permohonan pembayaran penyedia dan kuitansi.
• BA pembayaran, baik termin maupun 100%, sesuai mekanisme pembayaran.
• Bukti pemeriksaan / BAPP dan BAST sesuai kontrak.
• Sertifikat garansi / jaminan pemeliharaan bila dipersyaratkan.
• Dokumen faktur, pemotongan/pemungutan, dan penyetoran pajak yang berlaku.
• Bukti rekening penyedia untuk pembayaran melalui rekening.
• Laporan hasil pekerjaan dan dokumentasi foto sesuai kontrak / SOP.

Di atas Rp200 juta · Barang / Jasa Lainnya · Surat Perjanjian

Tahap perencanaan

• DIPA / DPA dan RUP pada SiRUP.
• Spesifikasi teknis / KAK komprehensif.
• HPS rinci dan penetapannya sesuai ketentuan.
• Rancangan surat perjanjian beserta SSUK dan SSKK sesuai jenis kontrak.
• Penetapan PPK dan penugasan Pokja Pemilihan bila metode menggunakannya.

Tahap pelaksanaan & kontrak

• Dokumen pemilihan menurut metode yang memenuhi syarat: tender, tender cepat, atau penunjukan langsung dalam keadaan tertentu.
• Dokumen penawaran, BA evaluasi, dan BAHP sesuai metode.
• SPPBJ dan surat perjanjian yang ditandatangani.
• SPMK / surat mulai pengiriman bila sesuai jenis pekerjaan.
• Jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka sesuai syarat dan pengecualiannya.

Tahap pembayaran, serah terima, & perpajakan

• Tagihan / invoice, kuitansi, dan ringkasan kontrak sesuai kebutuhan.
• BA pembayaran yang merinci hak tagih sesuai kontrak.
• Bukti pemeriksaan / BAPP dan BAST hasil pekerjaan.
• Garansi purna jual atau dokumen pemeliharaan bila dipersyaratkan.
• Dokumen pajak dan bukti penyetoran yang sah.
• Bukti rekening penyedia dan laporan kemajuan / hasil pekerjaan sesuai kebutuhan.
• Dokumentasi progres sesuai kontrak / SOP.

e-Purchasing · Katalog Elektronik, termasuk versi 6 · Surat / bukti pesanan

Tahap perencanaan

• DIPA / DPA dan RUP pada SiRUP.
• KAK / spesifikasi teknis.
• Informasi produk katalog dan dasar kewajaran harga.
• HPS / referensi harga menurut nilai dan kategori transaksi; lihat ketentuan HPS katalog.

Tahap pelaksanaan & kontrak

• ID paket dan hasil analisis pemilihan produk.
• Rekam pembelian langsung, negosiasi, atau mini kompetisi sesuai metode.
• Surat / bukti pesanan digital yang ditandatangani sesuai ketentuan.
• Adendum pesanan bila ada perubahan.
• Jaminan pelaksanaan / uang muka jika dipersyaratkan.

Tahap pembayaran, serah terima, & perpajakan

• Invoice penyedia dan kuitansi sesuai kebutuhan pembayaran.
• Bukti pemeriksaan / BAPP dan BAST; gunakan dokumen elektronik yang tersedia dan telah disahkan.
• BA pembayaran sesuai mekanisme pembayaran.
• Faktur pajak, bukti potong/pungut, dan bukti setor bila berlaku.
• Bukti rekening penyedia bila diperlukan.
• Bukti pembayaran SAKTI / SP2D untuk alur APBN yang menggunakannya, atau bukti pembayaran yang sesuai alur lainnya.

Penyesuaian untuk konstruksi dan konsultansi

Gunakan tahapan dokumen di atas sesuai karakter pekerjaannya, dengan bentuk kontrak berikut untuk pengadaan non e-purchasing. Perpres 16/2018 beserta perubahan sampai 46/2025, Pasal 28.

Pekerjaan Konstruksi

Bentuk kontrak

SPK sampai Rp400 juta; surat perjanjian di atas Rp400 juta.

Dokumen sesuai karakter pekerjaan

Gambar / DED, SPMK, laporan pengawasan, laporan harian/mingguan/bulanan, dokumentasi fisik, as-built drawings, PHO, serta FHO setelah pemeliharaan sesuai kontrak. Jaminan atau retensi pemeliharaan mengikuti ketentuan yang berlaku.

Jasa Konsultansi

Bentuk kontrak

SPK sampai Rp100 juta; surat perjanjian di atas Rp100 juta.

Dokumen sesuai karakter pekerjaan

KAK, dokumen pemilihan konsultansi, laporan / keluaran jasa, bukti pemeriksaan, BAST, serta dokumen tagihan sesuai kontrak. PHO/FHO dan as-built drawings tidak dijadikan syarat umum seluruh jasa konsultansi.

Pilih kategori untuk membaca uraian tahapnya. Rincian ini melengkapi matriks dokumen di atas.

1. Barang / Jasa Lainnya sampai dengan Rp10 juta

Perencanaan. Pastikan anggaran tersedia pada DIPA / DPA dan paket diumumkan pada SiRUP. Unit peminta menyiapkan nota kebutuhan dengan rincian barang/jasa. Pengecualian HPS didasarkan pada pagu paling banyak Rp10 juta; tetap simpan dasar kewajaran belanja.

Pelaksanaan. Pembelian dilakukan kepada penyedia yang sesuai kebutuhan. Bukti pembelian memuat identitas penjual, tanggal, uraian barang/jasa, volume, harga satuan, dan jumlah pembayaran. Pesanan sederhana dapat melengkapi rincian penyerahan bila diperlukan.

Pembayaran dan arsip. Ikuti mekanisme pembayaran yang dipilih. Untuk pembayaran melalui UP yang memerlukan SPBy, lengkapi persetujuan pejabat berwenang, nota dan bukti pengeluaran. Simpan bukti penerimaan untuk pemeriksaan dan pencatatan BMN/BMD bila relevan. Meterai dan bukti pajak mengikuti objek transaksi, bukan otomatis diwajibkan pada setiap lembar dokumen.

2. Barang / Jasa Lainnya di atas Rp10 juta sampai Rp50 juta

Perencanaan. Siapkan dasar anggaran, RUP, KAK / spesifikasi, serta HPS yang ditetapkan PPK sesuai ketentuan. Rincian kebutuhan meliputi kualitas, kuantitas, waktu, dan tempat penyerahan. Kuitansi menjadi bentuk bukti perjanjian untuk rentang ini.

Pelaksanaan. Pejabat berwenang menghubungi penyedia dan memperoleh informasi harga atau penawaran. Klarifikasi dan negosiasi dicatat apabila dilakukan. Gunakan alur dan model dokumen yang sesuai; dokumen tender tidak dijadikan syarat otomatis untuk pembelian dengan kuitansi.

Pembayaran dan arsip. Periksa kesesuaian hasil dengan pesanan sebelum pembayaran. Satukan kuitansi, nota rinci, bukti pemeriksaan dan penyerahan, dokumen tagihan yang diperlukan, bukti rekening untuk transfer, serta bukti pajak yang berlaku. Foto dilampirkan bila dibutuhkan oleh kontrak atau SOP.

3. Barang / Jasa Lainnya di atas Rp50 juta sampai Rp200 juta

Perencanaan. PPK menyiapkan spesifikasi / KAK, HPS dan penetapannya, serta rancangan SPK sesuai model dokumen. Syarat umum dan syarat khusus disusun sesuai karakter pekerjaan dan bentuk kontrak yang digunakan.

Pelaksanaan. Jika menggunakan Pengadaan Langsung, Pejabat Pengadaan memproses permintaan PPK, undangan, penawaran penyedia, evaluasi administrasi/teknis/harga dan kualifikasi, serta negosiasi. Hasil proses disampaikan kepada PPK untuk tindak lanjut penunjukan bila dipersyaratkan dan penandatanganan SPK dengan penyedia.

Pembayaran dan arsip. Tagihan harus sesuai prestasi atau keluaran yang diperjanjikan. Lengkapi ringkasan kontrak dan BA pembayaran apabila mekanisme pembayaran mengharuskannya, bukti pemeriksaan, BAST, dokumen pajak, bukti rekening, dan laporan hasil. Garansi atau pemeliharaan dilampirkan sesuai persyaratan paket.

4. Surat perjanjian dan pekerjaan dengan dokumen teknis khusus

Perencanaan. Gunakan batas menurut jenis pengadaan pada tabel. Siapkan dasar anggaran, RUP, penugasan pejabat, spesifikasi / KAK, HPS, dan rancangan perjanjian. Untuk konstruksi, tambahkan dokumen teknis seperti gambar atau DED sesuai kebutuhan pekerjaan.

Pelaksanaan. Pokja Pemilihan melaksanakan proses apabila metode yang dipilih menjadi kewenangannya. Tender, tender cepat, seleksi konsultansi, dan penunjukan langsung mempunyai syarat masing-masing. Arsipkan dokumen pemilihan, penawaran, evaluasi, BAHP, SPPBJ, kontrak, serta surat mulai kerja atau pengiriman sesuai metode. Jaminan diperiksa menurut jenis, nilai, pengecualian, dan syarat kontrak.

Pembayaran dan arsip. Simpan invoice, rincian hak tagih, bukti pemeriksaan, BAST, dokumen pajak, dan bukti pembayaran. Laporan konsultan pengawas, laporan progres, PHO/FHO, serta as-built drawings digunakan untuk pekerjaan yang memang memerlukannya. FHO setelah masa pemeliharaan tidak menggantikan catatan serah terima pertama. Garansi barang dan dokumen pemeliharaan dipertahankan sesuai kontrak.

5. e-Purchasing melalui Katalog Elektronik

Perencanaan. Siapkan dasar anggaran, RUP, KAK / spesifikasi dan analisis produk. PPK menyiapkan HPS atau referensi harga sesuai ketentuan HPS katalog. Simpan informasi produk, biaya pengiriman, serta dasar kewajaran harga yang relevan.

Pelaksanaan. Pilih pembelian langsung, negosiasi, atau mini kompetisi sesuai kategori dan ketentuan. Pelaksana dapat berupa PP, PPK, atau Pokja; kewenangannya diperiksa menurut metode dan syarat penugasan. Simpan ID paket, rekam proses, surat / bukti pesanan yang ditandatangani secara elektronik, serta adendum bila ada. PerLKPP 2/2026, Pasal 14–19.

Pembayaran dan arsip. Unduh invoice, dokumen pemeriksaan dan BAST yang tersedia dan telah disahkan. Lengkapi BA pembayaran bila diperlukan, dokumen pajak, bukti rekening, dan bukti pembayaran sesuai jalur yang digunakan. Dokumen SAKTI / SP2D digunakan pada alur APBN yang relevan. Periksa isi dan pengesahannya; nama versi katalog tidak dengan sendirinya memastikan seluruh dokumen dibuat otomatis.

1. Bedakan APBN dan APBD. Untuk satker APBN, gunakan DIPA beserta rincian anggaran yang berlaku. DPA digunakan pada pelaksanaan APBD. RKA merupakan dokumen perencanaan anggaran; dokumen pembayaran mengikuti ketentuan perbendaharaan sesuai sumber dana. PMK 62/2023 beserta perubahannya.
2. HPS e-purchasing. PPK menyiapkan referensi harga untuk nilai sampai Rp100 juta dan menetapkan HPS di atas Rp100 juta. HPS / referensi dikecualikan untuk metode pembelian langsung pada kategori atau koleksi produk dengan harga tetap. Pengecualian HPS tidak berlaku otomatis untuk seluruh transaksi katalog. PerLKPP 2/2026, Pasal 13.
3. Bentuk kontrak dan dokumen pendukung. Nota, kuitansi, SPK, surat perjanjian, serta surat / bukti pesanan digunakan menurut jenis dan metode pengadaan. SSUK/SSKK, SPPBJ, ringkasan kontrak, dan BAPP tersendiri mengikuti model dokumen serta ketentuan yang relevan. BAPP merekam pemeriksaan; BAST merekam penyerahan hasil pekerjaan.
4. BA pembayaran. Tentukan kebutuhan berita acara berdasarkan mekanisme pembayaran dan kontrak. Kebutuhan BA pembayaran tidak ditentukan hanya dari nilai transaksi katalog. Periksa aturan pembayaran yang berlaku pada transaksi sebelum menetapkan kelengkapan. Lihat Dasar Hukum.
5. Bea meterai. Tarifnya Rp10.000 per dokumen yang menjadi objek. Batas lebih dari Rp5 juta berlaku pada dokumen yang menyebut penerimaan uang atau pelunasan utang; surat perjanjian memiliki dasar pengenaan tersendiri. Periksa juga pengecualian atau fasilitas yang berlaku, termasuk dokumen intern yang bukan objek. Penjelasan resmi DJP tentang Bea Meterai.
6. Pajak dan bukti penyetoran. PPN, PPh Pasal 22/23/4 ayat (2), atau pajak lain diterapkan sesuai objek, status penyedia, nilai, pengecualian, dan mekanisme pemungutannya. Kode e-Billing saja belum membuktikan pajak telah dibayar: simpan bukti penerimaan negara / NTPN atau bukti pembayaran yang sah sesuai jalur pajaknya. Untuk makanan/minuman atau katering, periksa ketentuan pajak pusat dan pajak daerah yang berlaku. NPWPD adalah identitas wajib pajak daerah, bukan bukti setoran. PMK 81/2024 beserta perubahannya.
7. Rekening dan dokumentasi. Gunakan bukti rekening atas nama penyedia sesuai persyaratan pembayaran. Salinan buku tabungan atau konfirmasi bank dapat dipakai apabila diterima oleh mekanisme tersebut; seluruh riwayat transaksi rekening tidak otomatis diperlukan. Foto, laporan progres, dan dokumen teknis mengikuti sifat pekerjaan serta kontrak / SOP.
8. Arsip per kegiatan. Susun dokumen menurut urutan perencanaan, pemilihan, kontrak, pemeriksaan, serah terima, pembayaran, dan pajak. Hubungkan nomor paket/RUP, nomor kontrak, tanggal, nilai, dan penyedianya agar jejak pertanggungjawaban dapat ditelusuri. Simpan dokumen asli yang bertanda tangan elektronik untuk pemeriksaan keasliannya, termasuk bila tersedia PDF gabungan.

Rujukan diperiksa pada 16 September 2026. Kelengkapan akhir mengikuti jenis pekerjaan, metode, kontrak, sumber dana, dan ketentuan yang berlaku pada kegiatan.